TED日本語 - デイビッド・グラディ: ひどい会議から世界を(あるいは自分だけでも)救う方法

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TED日本語 - デイビッド・グラディ: ひどい会議から世界を(あるいは自分だけでも)救う方法

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ひどい会議から世界を(あるいは自分だけでも)救う方法
How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
デイビッド・グラディ
David Grady

内容

ひどくて、非効率で、人で溢れかえる会議が世界のビジネスに疫病を広げています ― そして働く人々を悲劇的な状況に追い込んでいます。デイビッド・グラディは、これを食い止める方法をいくつか知っています。

Script

Picture this: It's Monday morning, you're at the office, you're settling in for the day at work, and this guy that you sort of recognize from down the hall, walks right into your cubicle and he steals your chair. Doesn't say a word -- just rolls away with it. Doesn't give you any information about why he took your chair out of all the other chairs that are out there. Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair to get some work done today. You wouldn't stand for it. You'd make a stink. You'd follow that guy back to his cubicle and you'd say, "Why my chair?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office, and a meeting invitation pops up in your calendar. (Laughter) And it's from this woman who you kind of know from down the hall, and the subject line references some project that you heard a little bit about. But there's no agenda. There's no information about why you were invited to the meeting. And yet you accept the meeting invitation, and you go. And when this highly unproductive session is over, you go back to your desk, and you stand at your desk and you say, "Boy, I wish I had those two hours back, like I wish I had my chair back." (Laughter)

Every day, we allow our coworkers, who are otherwise very, very nice people, to steal from us. And I'm talking about something far more valuable than office furniture. I'm talking about time. Your time. In fact, I believe that we are in the middle of a global epidemic of a terrible new illness known as MAS: Mindless Accept Syndrome. (Laughter) The primary symptom of Mindless Accept Syndrome is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar. (Laughter) It's an involuntary reflex -- ding, click, bing -- it's in your calendar, "Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

Meetings are important, right? And collaboration is key to the success of any enterprise. And a well-run meeting can yield really positive, actionable results. But between globalization and pervasive information technology, the way that we work has really changed dramatically over the last few years. And we're miserable. (Laughter) And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting, it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome, which is a self-inflicted wound.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic. Let me tell you why. A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video, I acted out every terrible conference call you've ever been on. It goes on for about five minutes, and it has all the things that we hate about really bad meetings. There's the moderator who has no idea how to run the meeting. There are the participants who have no idea why they're there. The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck. And everybody leaves very angry. It's kind of funny. (Laughter) Let's take a quick look. (Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal. As a group, we need to decide if -- bloop bloop -- Hi, who just joined? Hi, it's Joe. I'm working from home today. (Laughter) Hi, Joe. Thanks for joining us today, great. I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through, so let's skip the roll call and I'm gonna dive right in. Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal. As a group, we need to decide if -- bloop bloop -- (Laughter) Hi, who just joined? No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Sound familiar? Yeah, it sounds familiar to me, too. A couple of weeks after I put that online,500,000 people in dozens of countries, I mean dozens of countries, watched this video. And three years later, it's still getting thousands of views every month. It's close to about a million right now. And in fact, some of the biggest companies in the world, companies that you've heard of but I won't name, have asked for my permission to use this video in their new-hire training to teach their new employees how not to run a meeting at their company. And if the numbers -- there are a million views and it's being used by all these companies -- aren't enough proof that we have a global problem with meetings, there are the many, many thousands of comments posted online after the video went up. Thousands of people wrote things like, "OMG, that was my day today!" "That was my day every day!" "This is my life." One guy wrote, "It's funny because it's true. Eerily, sadly, depressingly true. It made me laugh until I cried. And cried. And I cried some more." (Laughter) This poor guy said, "My daily life until retirement or death, sigh." These are real quotes and it's real sad.

A common theme running through all of these comments online is this fundamental belief that we are powerless to do anything other than go to meetings and suffer through these poorly run meetings and live to meet another day. But the truth is, we're not powerless at all. In fact, the cure for MAS is right here in our hands. It's right at our fingertips, literally. It's something that I call! No MAS! (Laughter) Which, if I remember my high school Spanish, means something like, "Enough already, make it stop!"

Here's how No MAS works. It's very simple. First of all, the next time you get a meeting invitation that doesn't have a lot of information in it at all, click the tentative button! It's okay, you're allowed, that's why it's there. It's right next to the accept button. Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately. Then, get in touch with the person who asked you to the meeting. Tell them you're very excited to support their work, ask them what the goal of the meeting is, and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal. And if we do this often enough, and we do it respectfully, people might start to be a little bit more thoughtful about the way they put together meeting invitations. And you can make more thoughtful decisions about accepting it. People might actually start sending out agendas. Imagine! Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status when they could just do a quick email and get it done with. People just might start to change their behavior because you changed yours. And they just might bring your chair back, too. (Laughter) No MAS! Thank you. (Applause) .

想像して下さい 月曜日の朝 あなたはオフィスで 席につきその日の仕事を 始めようとします すると廊下の先の方にいる 顔見知り程度の男性が あなたのブースに真っ直ぐに来て あなたの椅子を奪います 一言もなく ― ただそれを転がして行きます 周辺には他にも椅子があるなかで なぜあなたの椅子なのか 教えてくれません 今日の仕事をこなすために 椅子が必要な事も 見て見ぬふりです あなたは我慢できないでしょう 文句を言うでしょう その男を彼のブースまで追って行って 「なんで俺の椅子なんだ?」と 言うでしょう

OK 火曜日の朝 あなたはオフィスにいます カレンダーに会議案内が ポップアップします (笑) それは廊下の先の方にいる 顔見知り程度の女性からで 件名は 少し聞いたことがある程度の 企画についてです しかし議題は書いてありません なぜあなたがその会議に 招集されたのかも書かれていません それでもあなたはその案内に応じ 会議に出席します このすこぶる非生産的な セッションが終わり 自分のデスクに戻ったあなたは その傍に立ち こう言います 「この2時間を返してほしいよ 椅子も返してほしいけどね」 (笑)

毎日 我々は同僚に 何かを盗まれているのです でなければ非常にいい人たちなのにね そして私は今 オフィス家具よりも遥かに 価値のあるものについてお話ししています 時間についてです あなたの時間ですよ 実際 私はこう信じています 我々は世界規模の 恐ろしく新しい疫病の 只中にいる と この病気はMASとして知られています (Mindless Accept Syndrome) 「無自覚性・出席・症候群」 (笑) この「無自覚性・出席・症候群」の 主症状は カレンダーに会議案内がポップアップすると 単純に出席を承諾してしまうことです (笑) それは不随意的反射です カレンダーがチャラン、クリック、チャラン 「会議に行かなくちゃ もう遅刻じゃないか」 (笑)

会議は重要ですよね? コラボレーションはどんな企業でも 成功の鍵です 上手な会議進行は非常にポジティブで 実行可能な結果につながります しかしグローバル化と 情報技術の浸透の間で 我々の働き方は ここ数年で実に劇的に変化しました 我々にとっては悲劇です (笑) 悲劇なのは会議をうまく 運営できない人のせいではなく 我々のMAS 「無自覚性・出席・症候群」のせいです これは自傷行為です

実際 私はこのMASが世界規模の 疫病であるという証拠を握っています それは何故か お話しさせて下さい 数年前 私はYouTubeに ある動画を投稿し そのなかで 皆さんがこれまで経験したことのある ひどい電話会議を演じました その動画は5分間ほどのもので 本当にひどい会議において 私たちが嫌う全ての行為を含んでいます 会議の進め方を全く考えていない 司会者や 何故自分が招集されたのか 全く知らない参加者がいます 種々の崩壊がコラボレーションを 散々なものにしてしまいます そして皆を非常に怒らせます 面白いです (笑) ちょっとだけ見てみましょう (動画) 我々の本日の目標は 非常に重要な企画について 合意に達することです 以下の点につき グループとして意思決定を ― プルルル ― もしもし 来たのは誰だ? ジョーです 今日は在宅勤務です (笑) やあジョー 今日は来てくれてありがとう 素晴らしい 丁度説明していた最中だ 話を通したい人が大勢電話口にいる 点呼は飛ばして 本題に入ろう 我々の本日の目標は 非常に重要な企画について 合意に達することです 以下の点につき グループとして意思決定を ― プルルル ― (笑) 誰が来たんだ? 違う? 着信音が聞こえた気がしたけどな (笑)

よく見る光景ですか? ええ 私にもなじみ深いものです この動画をオンラインに投稿した後 数週間で 何十か国の50万人が 何十か国です この動画を視聴しました そして3年後の今でも 毎月数千回 再生されています 今や100万に近づいています 実際 世界の大企業のいくつか 名前は伏せますが あなたもよく聞く会社が 新入社員研修でこの動画を使うための 許可を求めてきます 彼らに会社でしてはいけない 会議のやり方を教えるためです もし証拠の数が ― 再生回数100万回と 大企業で使用というだけでは ― 会議がグローバルな問題だとする 証拠には不足だと言うなら この動画が公開された後 オンライン上に投稿された 数千ものコメントがあります 何千もの人々が 「ああ これは今日の僕みたいだ!」 「僕は毎日こうだ」 「これは僕の人生だ」 ある男性は 「面白い!だってこれは真実だ 不気味で 悲しく 抑うつ的なほど真実だ 僕はこれを見て泣くまで笑った 泣いた 泣いた まだもっと」 (笑) この哀れな男性は言いました 「退職するか死ぬまで僕はこんな生活だ (ため息)」 これらは実物からの引用です 非常に悲しい

これらのオンライン上のコメントに 一貫している点は 我々は会議に行く他 なす術がなく この下手な進行の会議に苦しめられ 他の日もこの繰り返しだ との 根本的信念です しかし実際には 我々は 無力では全くありません 実は MASの治療法は 我々の手中にあるのです 正確に言えば 「指先」にあります 僕はこれを !No MAS! と呼んでいます (笑) これは高校で習った スペイン語の記憶によれば 「もう十分だ やめさせろ」 といった意味です

No MASの作用を見てみましょう 非常に単純です まず初めに あなたが次に 会議案内を受け取った時 そこに説明があまり書かれていなければ 「仮出席」ボタンをクリックすること 大丈夫 許されます だからそのボタンがあるんです 「出席」ボタンのすぐ隣です または何でもいいですが 即出席ではない旨のボタンをクリックします そうして 会議の主催者に連絡をとり あなたがこの案件を 手伝いたいと強く思っていると伝え そして この会議の目標は何かを尋ね その目標をあなたがどう手伝えるかを 知りたいんだと言いなさい 我々がもしこれを何度も 敬意を払いつつ繰り返せば 周囲の人は会議案内の送り方について 少しは思慮深くなるかもしれません そしてあなたも出席するか決める上で もっと思慮深くなれます 議題が送られてくるようになるかもしれません 凄いことですね! もしくは 簡単なメール1本で済むような用件で 12人と接続して電話会議をすることも なくなるかもしれません あなたが自分の行動を変えれば 周囲も変わってくれるかもしれません あなたの椅子も返してもらえるかも(笑) NO MAS! ありがとうございました (拍手)

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品詞分類

  • 主語
  • 動詞
  • 助動詞
  • 準動詞
  • 関係詞等

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